Privatlivspolitik

Overblik

Hos Nordvec prioriterer vi datasikkerhed og fortrolighed. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, bruger, videregiver og opbevarer personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside, opretter en konto eller bruger vores AI‑platform. Når du bruger vores tjeneste på vegne af din arbejdsgiver (som er vores B2B‑kunde), fungerer vi primært som databehandler, og din arbejdsgiver fungerer som dataansvarlig. Denne politik gælder for de data, vi behandler som dataansvarlige (f.eks. dine loginoplysninger, betalingsdata og webstatistik). For data, vi behandler på vegne af din arbejdsgiver, henvises til vores databehandleraftale (DPA).

1. Hvilke data indsamler vi?

Vi indsamler: identifikations- og kontaktoplysninger (navn, e‑mail, virksomhedsnavn), konto- og autentifikationsdata (adgangskoder hashet med bcrypt, profilbilleder via OAuth, integrationstokens krypteret med AES-256), betalingsoplysninger (håndteres via vores EU‑betalingsudbyder Mollie, når fakturering er aktiveret; vi gemmer kun en token‑reference, aldrig fulde kortoplysninger), tekniske data (IP‑adresse maskeret i Sentry, browsertype, login‑tidspunkter, sidevisninger), data fra synkronisering af lokale filer (filnavne, indhold og metadata fra synkroniserede mapper, med filstier gemt i hashet form) samt AI‑interaktionshistorik (forespørgsler, AI‑svar, citerede kilder og tidsstempler).

2. Formål og retsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger til: Levering af tjenesten (art. 6, stk. 1, litra b: oprettelse og administration af din brugerkonto, support), Betaling og bogføring (art. 6, stk. 1, litra c: fakturering og 5-års opbevaring efter bogføringsloven), Forbedring og sikkerhed (art. 6, stk. 1, litra f: forebyggelse af misbrug, fejlfinding og analyse af anonymiserede brugsdata; vi træner IKKE AI‑modeller på dine data), og Markedsføring (art. 6, stk. 1, litra a: nyhedsbreve og opdateringer, kun med aktivt samtykke via cookie‑banner eller tilmeldingsformular; kan altid trækkes tilbage).

3. Brug af AI og tredjeparter

Nordvec er bygget op omkring store sprogmodeller (LLM’er). Nordvec bruger ikke dine forespørgsler eller dokumenter til at træne AI‑modeller. Kun 5-15 relevante dokumentudklip sendes pr. forespørgsel – aldrig hele dokumenter. Dine data er isoleret pr. data‑isolation via Row Level Security (RLS) på alle databasetabeller. Generering kører i Frankrig, og indlejringer og omrangering kører i Berlin. Dokumenter opbevares i Irland og Nürnberg. Nogle udbydere er indregistreret uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, så deres fjernadgang betragtes som en overførsel efter GDPR kapitel V. Vores register over underdatabehandlere angiver hver enkelt med den relevante overførselsgrundlag.

4. Internationale overførsler

Dokumenter gemmes i Irland (via Supabase) og Nürnberg (via Hetzner). Al AI‑inferens foregår i EU: generering i Frankrig, embeddings i Berlin. Vi migrerer til vores egne servere i Tyskland, og indtil migrationen er fuldført, er nogle udbydere EU‑hostet med et moderselskab uden for EØS. Vores underleverandørregister registrerer hver udbyder, deres overførselsgrundlag og status for migrationen.

5. Opbevaring af data

Vi opbevarer dine profiloplysninger, så længe du har en aktiv konto. Når du sletter din konto: slettes alle personoplysninger atomisk (dokumenter, samtaler, hukommelser, indlejringer, integrationstokens, lagringsfiler), bogføringsposter opbevares i 5 år efter bogføringsloven, revisionslogge anonymiseres, men opbevares efter EU AI Act art. 12, og Supabase‑backups roteres automatisk efter 7 dage. Data fra tilsluttede systemer slettes ved næste synkronisering eller senest 30 dage efter kontraktophør.

6. Dine rettigheder

Ifølge GDPR har du følgende rettigheder, som du selv kan gøre brug af: Ret til indsigt (art. 15) via Indstillinger > Konto > Eksporter data, Ret til berigtigelse (art. 16) ved at redigere din profil og samtalehistorik direkte, Ret til sletning (art. 17) via Indstillinger > Konto > Slet konto (atomisk, irreversibelt), Ret til begrænsning (art. 18) via kildetoggler og upload‑ekskluderingsindstillinger, Ret til dataportabilitet (art. 20) via struktureret JSON‑eksport, Ret til indsigelse (art. 21) ved at kontakte privacy@nordvec.com, og vedrørende Automatiserede beslutninger (art. 22): vores AI er udelukkende rådgivende og træffer aldrig bindende beslutninger om enkeltpersoner.

7. Cookies

Vi bruger nødvendige cookies (sessionstokens, autentifikation; kan ikke deaktiveres), analyse‑cookies (kun med aktivt samtykke via cookie‑banner) og marketing‑cookies (kun med aktivt samtykke). Se vores separate cookiepolitik for detaljer. I kan ændre præferencer til enhver tid via Cookie‑indstillinger i footeren.

8. Ændringer i denne politik

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne privatlivspolitik for at afspejle ændringer i lovgivningen eller vores tjeneste. Vi underretter dig via e‑mail eller gennem platformen om væsentlige ændringer.

9. Kontakt

Har du spørgsmål eller ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, så kontakt: Nordvec ApS, E‑mail: privacy@nordvec.com, Databeskyttelsesrådgiver: dpo@nordvec.com, Web: nordvec.com. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk).