Tietosuojakäytäntö

Yleiskatsaus

Nordvecillä asetamme tietoturvan ja luottamuksellisuuden etusijalle. Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, miten keräämme, käytämme, jaamme ja säilytämme henkilötietoja, kun vierailet verkkosivustollamme, luot tilin tai käytät tekoälyalustaamme. Kun käytät palveluamme työnantajasi puolesta (joka on B2B‑asiakkaamme), toimimme ensisijaisesti tietojen käsittelijänä, ja työnantajasi toimii rekisterinpitäjänä. Tämä käytäntö koskee tietoja, joita käsittelemme rekisterinpitäjänä (esim. kirjautumistiedot, maksutiedot ja verkkosivuston analytiikka). Työnantajasi puolesta käsiteltävien tietojen osalta viittaamme tietojenkäsittelysopimukseemme (DPA).

1. Mitä tietoja keräämme?

Keräämme: tunnistamistiedot ja yhteystiedot (nimi, sähköposti, yrityksen nimi), tilin ja tunnistautumistiedot (salasanat bcrypt‑tiivisteinä, profiilikuvat OAuthin kautta, integraatiotunnisteet AES-256‑salauksella), maksutiedot (käsitellään EU‑maksupalveluntarjoajamme Mollien kautta; tallennamme vain token‑viittauksen, emme koskaan koko korttitietoja), tekniset tiedot (IP‑osoite peitettynä Sentryssä, selaimen tyyppi, kirjautumisaikaleimat, sivun katselut), työpöytäsynkronoinnin tiedot (tiedostojen nimet, sisältö ja metatiedot paikallisesti synkronoiduista kansioista, tiedostopolut tallennetaan tiivisteinä) sekä tekoälyvuorovaikutusten historia (kyselyt, tekoälyn vastaukset, lähteet ja aikaleimat).

2. Tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin: Palvelun tarjoaminen (Art. 6(1)(b): käyttäjätilin luominen ja hallinta, tukipalvelut), Maksut ja kirjanpito (Art. 6(1)(c): laskutus ja 5 vuoden tietojen säilytys Tanskan kirjanpitolain mukaisesti), Parannukset ja turvallisuus (Art. 6(1)(f): väärinkäytösten estäminen, virheenkorjaus ja anonymisoidun käyttödatan analysointi; emme KOSKAAN käytä tietojasi tekoälymallien kouluttamiseen), ja Markkinointi (Art. 6(1)(a): uutiskirjeet ja päivitykset, vain aktiivisella suostumuksella evästeilmoituksen tai rekisteröitymislomakkeen kautta; peruutettavissa milloin tahansa).

3. Tekoälyn ja kolmansien osapuolten käyttö

Nordvec perustuu suuriin kielimalleihin (LLM). Nordvec ei käytä kyselyjäsi tai dokumenttejasi tekoälymallien kouluttamiseen. Vain 5–15 relevanttia dokumenttiosaa lähetetään per kysely, ei koskaan kokonaisia dokumentteja. Tietosi on eristetty per tenantti rivitason suojauksella (RLS) kaikissa tietokantatauluissa. Generointi tapahtuu Ranskassa ja vektorimuunnokset sekä uudelleenjärjestely Berliinissä. Dokumentit tallennetaan Irlantiin ja Nürnbergiin. Osa palveluntarjoajista on rekisteröity Euroopan talousalueen ulkopuolelle, joten niiden etäkäyttö katsotaan siirroksi GDPR:n V luvun mukaisesti. Alihankkijarekisterissämme on nimetty jokainen palveluntarjoaja ja siirron peruste.

4. Kansainväliset siirrot

Dokumentit tallennetaan Irlantiin (Supabasen kautta) ja Nürnbergiin (Hetznerin kautta). Kaikki tekoälypäätelmät tehdään EU:ssa: generointi Ranskassa, vektorimuunnokset Berliinissä. Siirrymme omille palvelimille Saksassa, ja siirtymävaiheen aikana osa palveluntarjoajista on EU:ssa isännöityjä, mutta emoyhtiö on ETA:n ulkopuolella. Alihankkijarekisterissämme on jokaisen palveluntarjoajan nimi, siirron peruste ja siirtymävaiheen tila.

5. Tietojen säilytys

Säilytämme profiilitietojasi niin kauan kuin tilisi on aktiivinen. Kun poistat tilisi, kaikki henkilötiedot poistetaan atomisesti, mukaan lukien asiakirjat, keskustelut, muistit, upotukset, integraatiotunnukset ja tallennustiedostot. Kirjanpitoaineisto säilytetään 5 vuotta Tanskan kirjanpitolain mukaisesti. Tarkastuslokit anonymisoidaan, mutta säilytetään EU:n AI Actin artiklan 12 mukaisesti. Supabasen varmuuskopiot kiertävät automaattisesti 7 päivän jälkeen. Yhdistetyistä järjestelmistä peräisin olevat tiedot poistetaan seuraavan synkronointijakson aikana tai 30 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä.

6. Oikeutesi

GDPR:n mukaisesti sinulla on seuraavat itsepalveluoikeudet: Pääsyoikeus (Art. 15) kohdassa Asetukset > Tili > Vie tiedot, Oikeus tietojen oikaisuun (Art. 16) muokkaamalla profiiliasi ja keskusteluhistoriaasi suoraan, Oikeus tietojen poistamiseen (Art. 17) kohdassa Asetukset > Tili > Poista tili (atominen, peruuttamaton), Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (Art. 18) lähdevalintojen ja latauspoikkeusasetusten avulla, Oikeus tietojen siirrettävyyteen (Art. 20) rakenteellisen JSON‑viennin kautta, Oikeus vastustaa (Art. 21) ottamalla yhteyttä osoitteeseen privacy@nordvec.com, ja koskien Automaattisia päätöksiä (Art. 22): tekoälymme on ainoastaan neuvova eikä koskaan tee sitovia päätöksiä yksilöistä.

7. Evästeet

Käytämme välttämättömiä evästeitä, kuten istuntotunnuksia ja tunnistautumista varten, eikä niitä voi poistaa käytöstä, analytiikkaevästeitä vain aktiivisella suostumuksella evästebannerin kautta sekä markkinointievästeitä vain aktiivisella suostumuksella. Katso lisätiedot erillisestä evästekäytännöstämme. Voit muuttaa asetuksia milloin tahansa alatunnisteen Evästeasetukset‑kohdassa.

8. Muutokset tähän käytäntöön

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojakäytäntöä lainsäädännön tai Palvelumme muutosten vuoksi. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista sähköpostitse tai alustan kautta.

9. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä: Nordvec ApS, Sähköposti: privacy@nordvec.com, Tietosuojavastaava: dpo@nordvec.com, Verkkosivusto: nordvec.com. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Tanskan tietosuojaviranomaiselle (www.datatilsynet.dk).