Andmetöötlusleping

Ülevaade

See andmetöötlusleping (DPA) on osa lepingust Nordveci (Töötleja) ja teie organisatsiooni (Vastutav töötleja) vahel. See reguleerib, kuidas me töötleme isikuandmeid teie nimel vastavalt GDPR‑i artiklile 28.

Töötlemise ulatus

Nordvec töötleb andmeid ainult lepingu alusel osutatavate teenuste pakkumiseks. See hõlmab töötajate nimesid, e‑posti aadresse ning dokumendite ja sõnumite sisu, mille teie organisatsioon ühendab platvormiga. Dokumendid salvestatakse ELi andmekeskustesse, genereerimine toimub Prantsusmaal ja vektorkujutiste loomine Berliinis. Kaasatud töötlejad on loetletud meie alamtöötlejate registris.

Andmetöötlustoimingud

Kui teie organisatsioon ühendab andmeallikad Nordveciga, läbib dokumendi sisu järgmise töötluse: (1) Teksti ekstraheerimine ja normaliseerimine lähteformaadist, (2) Semantiliste tükkide jagamine struktureeritud segmentideks indekseerimiseks, (3) Vektorkujutiste genereerimine kolmanda osapoole tehisintellekti pakkuja abil, kes on loetletud meie alamtöötlejate registris koos kontrollitud treenimisnõuetega ja nende kontrolli kuupäevaga, ning (4) Saadud vektorkujutiste ja tekstisegmentide salvestamine meie EL‑is majutatud andmebaasi semantilise otsingu jaoks. Originaaldokumendi sisu säilitatakse, et võimaldada otsingutulemustes täpseid viiteid ja allika omistamist. Nordvec ei kasuta dokumendi sisu tehisintellekti mudelite treenimiseks.

Automaatne sisuskaneerimine

Nordvec teostab dokumendi sisu automaatset mustripõhist skaneerimist sisu vastuvõtmisel, et tuvastada võimalikke mandaate ja API võtmeid (näiteks pilveteenuse juurdepääsuvõtmeid, autentimismärke ja privaatvõtmeid). See skaneerimine on mittehävitav: sisu ei muudeta ega eemaldata. Tuvastatud mustrid märgitakse süsteemis nähtavaks teie organisatsiooni administraatoritele. Selle skaneerimise eesmärk on toetada teie organisatsiooni turvalisust, pakkudes teadlikkust mandaadi lekkest sünkroonitud dokumentides. Skaneerimine ei taga tuvastamist ja teie organisatsioon vastutab tundliku sisu haldamise eest oma allikasüsteemides.

Turvameetmed

Rakendame asjakohaseid tehnilisi ja organisatsioonilisi meetmeid: AES-256 krüpteerimine andmete säilitamisel, TLS 1.3 andmete edastamisel, rea‑tasemel turvalisus koos andmete‑isolatsiooniga iga kasutaja jaoks, rollipõhised juurdepääsukontrollid, regulaarne tungimistestimine ja pidev monitooring. Kogu infrastruktuur on hostitud ISO 27001 sertifikaadiga EL‑i andmekeskustes.

Andmete säilitamine

Dokumendi sisu, vektori esitusviisid ja seotud metaandmed säilitatakse teenuselepingu kehtivuse ajal. Kui andmeallikas lahti ühendatakse või üksikud dokumendid teie organisatsiooni poolt kustutatakse, eemaldatakse kõik seotud andmed (sh vektori esitusviisid, tekstisegmendid ja salvestatud sisu) jäädavalt meie süsteemidest. Kustutamine on kaskaadne ja hõlmab ka orvuks jäänud salvestusobjekte. Pärast teenuselepingu lõpetamist kustutatakse kõik andmed 30 päeva jooksul, kui seadusega ei nõuta pikemat säilitamisperioodi.

Alamtöötlejad

Nordvec peab igale üksusele registreeritud alamtöötlejate registrit, kes on teenuse osutamiseks kaasatud. Iga alamtöötleja kohta salvestatakse juriidiline nimi, asukohamaa, emaettevõte, töötluse asukoht, eesmärk, isikuandmete kategooriad ja kehtiv peatükk V andmeülekande alus. Register genereeritakse koodist, mis jõuab igale pakkujale, ja kontrollitakse iga muudatuse korral uuesti, nii et pakkujat ei saa kaasata ilma registreerimiseta. Praegu hõlmab register andmebaase ja objektide salvestust, AI genereerimist ja vektoreid, vahemälu, transaktsioonilist e‑posti, DNS‑i ja sisu edastust ning veahaldust. Koopiat on võimalik taotleda ja see esitatakse ettevõtete hankel. Uue alamtöötleja töötluse alustamisest teatame vähemalt 30 päeva enne ja sul on õigus sellele vastu vaielda.

Rahvusvahelised edastused

Salvestamine, genereerimine ja vektorkujutiste loomine toimub ELi andmekeskustes. Kui töötlusketis on töötleja, kes on registreeritud väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda, või kelle emaettevõte asub seal, rakendub sellele töötlejale peatüki V alusel ülekande alus: meie alamtöötlejate register näitab iga kirje puhul alust koos kontrolli kuupäevaga, nii et saate kontrollida seda iga töötleja kohta, mitte tugineda siin üldistusele.

Andmerikkest teavitamine

Teavitame teid 24 tunni jooksul pärast isikuandmete rikkumise avastamist. Aitame teil täita GDPR‑i artiklite 33 ja 34 alusel kehtivaid rikkumiste teavitamise kohustusi, sealhulgas teavitusi teie järelevalveasutusele ja mõjutatud andmesubjektidele.

Andmesubjekti õigused

Järgmised õigused on Nordveci platvormil rakendatud iseteenindusena: juurdepääs ja andmete ülekantavus (Art. 15, 20) JSON‑ekspordi kaudu seadetes, kustutamine (Art. 17) konto kustutamise kaudu koos aatomilise kaskaadiga, parandamine (Art. 16) profiili ja sisu redigeerimise kaudu ning piiramine (Art. 18) allikate lülitite ja üleslaadimisseadete kaudu.

Kustutamine ja andmete säilitamine

Lepingu lõpetamisel kustutatakse kõik isikuandmed 30 päeva jooksul. Lepingu kehtivuse ajal levivad kustutamised teie allikasüsteemides automaatselt veebikonksu/sünkroonimise kaudu. Pehmelt kustutatud andmed eemaldatakse 30 päeva pärast. Täieliku konto kustutamise korral eemaldatakse kõik andmed (vestlused, dokumendid, vektorid, integratsioonitokenid) aatomiliselt.

Auditiõigused

Sul on õigus kontrollida meie lepingu täitmise vastavust. Me pakume juurdepääsu: sellele DPA‑le ja meie vastavushindamise dokumentatsioonile, meie AI‑töötluse DPIA‑le, Art. 30 töötlusregistrile ning meie allprotsessorite registrile koos iga protsessori üleandmise alusega. Meil pole praegu kolmandate osapoolte sertifikaate. Meie kontrollid on avaldatud individuaalselt usaldusnõukogus, igaüks on lingitud koodile, mis selle rakendab, ja eksporditakse OSCAL‑formaadis, et sa saaksid need oma audititööriistadesse laadida.

Kontakt

DPA‑ga seotud päringute, andmesubjektide juurdepääsutaotluste või praeguse alltöötlejate nimekirja küsimiseks võtke meiega ühendust aadressil legal@nordvec.com. Andmekaitseametnik: dpo@nordvec.com.